Terminverwaltung Salon: Software, Abläufe und Kosten

Das Wichtigste auf einen Blick

Sechs Programme für die Terminverwaltung

Der Markt für Terminverwaltung in deutschen Salons ist übersichtlich. Sechs Anbieter tauchen in fast jeder Auswahlrunde auf. Sie unterscheiden sich in drei Punkten: Marktplatz, Funktionsumfang und Preislogik. Wer diese Punkte vorher sortiert, spart später Zeit.

Shore kommt aus Berlin und verbindet Terminbuchung mit Kasse und Kundenkartei. Der Kalender führt mehrere Mitarbeitende und Behandlungsräume parallel. Wer Kasse und Termine in einer Oberfläche bedienen will, findet dort eine integrierte Lösung. Was das System leistet, beschreibt Shore für Buchungssystem und Kasse.

Timify sitzt in München und legt den Schwerpunkt auf Ressourcen- und Filialplanung. Termine lassen sich nach Mitarbeitenden, Räumen und Geräten vergeben. Das hilft Salons mit mehreren Behandlungsplätzen oder Standorten. Wer zwei oder drei Filialen führt, prüft die Ressourcenlogik zuerst.

Planity stammt aus Frankreich und ist auch in Deutschland aktiv. Das Programm verbindet einen öffentlichen Buchungsmarktplatz mit der Verwaltungssoftware. Kundinnen und Kunden finden den Salon über die Plattform und buchen direkt. Wer Sichtbarkeit sucht, aber die eigene Kundenkartei behalten will, prüft die Datenhoheit vorher genau.

Treatwell ist vor allem als Buchungsmarktplatz bekannt. Salons erscheinen mit Profil, Leistungen und freien Zeiten. Verwaltungsfunktionen kommen je nach Vertrag dazu. Entscheidend ist, wer welche Kundendaten sieht und wie die Plattform Ausfälle abrechnet.

Booksy kombiniert Marktplatz und Salonverwaltung. Der Anbieter richtet sich an Friseursalons, Barber und Kosmetikstudios. Neben dem Kalender gibt es Kundenkartei, Erinnerungen und Auswertungen. Terminverwaltung und Kundenmanagement beschreibt Booksy für Friseursalons und Kosmetikstudios.

Fresha arbeitet mit einem Marktplatz und einem kostenlosen Basispaket. Wer keine Monatsgebühr zahlen will, startet dort ohne Fixkosten. Die Finanzierung läuft über die Zahlungsabwicklung und Zusatzfunktionen. Wer dieses Modell wählt, kalkuliert die Zahlungsgebühren mit ein.

Bei der Auswahl zählen vier Kriterien: Marktplatz ja oder nein, Datenhoheit, Schnittstelle zur Kasse und Vertragslaufzeit. Ein Marktplatz bringt neue Kundschaft, bindet aber Sichtbarkeit und Daten an die Plattform. Reine Verwaltungssoftware lässt mehr Kontrolle, verlangt aber eigene Werbung.

Funktionen, die den Alltag tragen

Fünf Funktionen entscheiden darüber, ob die Terminverwaltung entlastet. Fehlt eine davon, bleibt Handarbeit am Empfang.

Die Online-Buchung ersetzt Telefonate während der Behandlung. Kundinnen und Kunden sehen freie Zeiten und buchen selbst. Wichtig ist, dass nur tatsächlich verfügbare Slots erscheinen. Sonst entstehen Doppelbuchungen, die am Tresen geklärt werden müssen.

Der Kalender führt Mitarbeitende, Räume und Geräte zusammen. Eine Spalte je Mitarbeiterin zeigt Auslastung und Pausen. Kommt ein Gerät wie ein Laser dazu, lässt es sich als eigene Ressource sperren. Funktionen und Preise der Online-Terminbuchung stellt Timify für einzelne Salons und Filialen vor.

Erinnerungen per SMS oder E-Mail senken die Zahl vergessener Termine. Bewährt sind zwei Nachrichten, eine einige Tage vorher und eine am Vortag. Die Zeitpunkte sollten zum Buchungsverhalten der Kundschaft passen. Wer zu oft erinnert, erzeugt selbst Absagen.

Eine Warteliste füllt Lücken kurzfristig. Sagt jemand ab, löst das System automatisch eine Nachricht an passende Kunden aus. Das verkürzt die Zeit von der Absage bis zur Neuvergabe. Ohne Warteliste bleibt der Platz meist leer.

Eine Anzahlung sichert lange oder teure Termine ab. Sie lässt sich nur für bestimmte Leistungen aktivieren, etwa Farbsträhnen oder Behandlungen über zwei Stunden. Höhe und Bedingungen müssen vor der Buchung sichtbar sein. Sonst entstehen Streit und Rückbuchungen.

Diese Bausteine zahlen sich nur mit gepflegten Daten aus. Falsche Behandlungsdauern verzerren jeden Kalender. Wer die Zeiten einmal sauber erfasst, gewinnt jede Woche Zeit zurück.

Was Terminverwaltung monatlich kostet

Die Monatsgebühren für Terminverwaltung in Deutschland liegen zwischen 0 und 149 Euro netto. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer. Der Preis hängt am Funktionsumfang, an der Zahl der Mitarbeitenden und an der Zahl der Standorte.

Einstiegsmodelle starten bei 0 Euro. Terminverwaltung und Buchungssoftware für Beauty- und Friseurbetriebe bietet Fresha mit einem Basispaket ohne Monatsgebühr an. Wer dieses Modell wählt, zahlt keine Fixkosten, gibt aber einen Teil der Zahlungsabwicklung ab.

Mittlere Pakete liegen grob zwischen 29 und 89 Euro netto je Monat. Sie enthalten meist Online-Buchung, Kalender, Erinnerungen und Berichte. Kundenkartei und Warteliste gehören je nach Anbieter dazu.

Vollpakete mit Kasse, mehreren Standorten und erweiterten Auswertungen reichen bis 149 Euro netto je Monat. Die Preisübersicht von Shore mit allen Paketen nennt Monatsbeträge und jeweiligen Funktionsumfang. Ein einmaliges Set-up für Datenimport oder Schulung wird teils extra berechnet.

Zu den Monatsgebühren kommen Nebenkosten. Dazu zählen SMS-Guthaben, zusätzliche Standorte, Kartenlesegeräte und Gebühren der Zahlungsdienstleister. Diese Posten gehören in jede Kostenrechnung, sonst fällt der Vergleich schief aus.

Rechenbeispiel: Kosten pro Jahr

Ein Salon mit vier Mitarbeitenden wählt ein mittleres Paket für 89 Euro netto im Monat. Das sind 1.068 Euro netto im Jahr. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer liegt die Belastung bei 1.270,92 Euro brutto.

Kommen SMS-Erinnerungen hinzu, steigen die Kosten. Bei 1.500 Nachrichten im Jahr und 0,07 Euro je SMS sind das 105 Euro netto, also 124,95 Euro brutto. Beispielrechnung: Der genaue Betrag hängt vom tatsächlichen Sendevolumen ab.

Ein Vollpaket für 149 Euro netto kostet im Jahr 1.788 Euro netto und 2.127,72 Euro brutto. Wer die Paketstufen vergleichen will, findet die monatlichen Gebühren und den Funktionsumfang bei Booksy getrennt nach Stufen aufgelistet.

Ein Basispaket für 0 Euro Monatsgebühr verursacht keine Fixkosten. Dort entstehen die Kosten über die Zahlungsabwicklung. Beispiel: Bei 8.000 Euro Kartenumsatz im Monat und 1,5 Prozent Gebühr fallen 120 Euro im Monat an, im Jahr 1.440 Euro. Diese Beispielrechnung zeigt, warum die Fixkosten allein kein gutes Vergleichsmaß sind.

Marktplatz oder eigene Software

Die erste Entscheidung lautet, ob der Salon auf einem Marktplatz sichtbar sein will. Plattformen wie Treatwell, Planity, Booksy und Fresha bringen neue Kundschaft. Sie verlangen dafür Provisionen oder Gebühren und bestimmen die Darstellung mit.

Reine Verwaltungssoftware wie Shore oder Timify bringt keine Neukunden. Dafür bleibt die Kundenbeziehung vollständig beim Salon. Werbung, Bewertungen und Rückgewinnung laufen dann über eigene Kanäle.

Ein Mittelweg ist verbreitet: Verwaltungssoftware für den Alltag, zusätzlich ein Marktplatzprofil für Neukunden. Wer diesen Weg geht, legt vorher fest, welche Daten wohin fließen. Doppelte Kundendateien kosten sonst mehr Zeit als der Kanal einbringt.

Abläufe vor der Softwareauswahl ordnen

Die Software verstärkt nur, was vorher festgelegt wurde. Fünf Schritte ordnen den Ablauf, bevor der Vertrag unterschrieben wird.

Schritt eins und zwei entscheiden über die Auslastung. Zu kurze Zeiten erzeugen Verzug, zu lange Zeiten lassen Lücken. Ein Blick auf die letzten zwanzig Termine je Leistung liefert brauchbare Werte.

Schritt drei verhindert Konflikte mit Geräten und Räumen. Ein Kosmetikstudio mit zwei Kabinen braucht andere Sperrzeiten als ein Friseursalon mit sechs Stühlen. Wer das vorher einträgt, muss später nicht am Kalender nachbessern.

Schritt vier und fünf schützen vor Ausfällen und Nacharbeit. Ohne klare Regeln diskutiert das Team jeden Einzelfall neu. Alte Karteikarten enthalten oft doppelte Einträge und veraltete Rufnummern. Ein bereinigter Datenbestand macht Erinnerungen erst wirksam.

Umstellung planen: Daten, Team, Testlauf

Die Umstellung läuft in drei Schritten ab. Zuerst werden Leistungen, Preise und Mitarbeiterzeiten im neuen System angelegt. Danach folgt der Import der Kundendaten. Zum Schluss läuft eine Testwoche mit doppelter Buchung, also alt und neu parallel.

Das Team braucht eine kurze Schulung. Zwei Stunden reichen meist, wenn ein Ablauf hinterlegt ist: Termin anlegen, verschieben, absagen, Anzahlung erfassen. Jede Mitarbeiterin sollte diese vier Vorgänge einmal selbst durchführen.

Ein Testlauf mit echten Buchungen zeigt Schwachstellen. Typische Fehler sind falsche Pufferzeiten und fehlende Sperrzeiten für Geräte. Beide lassen sich vor dem Livegang korrigieren, danach kostet es Kundentermine.

Datenschutz: DSGVO und BDSG im Salon

Terminverwaltung verarbeitet personenbezogene Daten. Namen, Rufnummern, Behandlungen und teils Gesundheitsangaben fallen darunter. Die Datenschutz-Grundverordnung gilt als EU-Recht unmittelbar. Das BDSG mit seinen nationalen Datenschutzregelungen ergänzt sie um deutsche Vorgaben.

Für jede Verarbeitung braucht der Salon eine Rechtsgrundlage. Beim Buchen und Erinnern ist das meist der Vertrag oder eine Einwilligung. Werbe-Nachrichten brauchen dagegen eine ausdrückliche Einwilligung. Ohne sie sind SMS und E-Mails unzulässig.

Beauftragt der Salon eine Software aus der Cloud, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Diesen Vertrag stellt der Anbieter bereit. Der Salon muss prüfen, wo die Server stehen und wer darauf zugreift. Fehlt der Vertrag, ist die Nutzung angreifbar.

Löschfristen gehören in ein kurzes Konzept. Kundendaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Üblich sind Fristen, die sich an Aufbewahrungspflichten und am Kundenkontakt orientieren. Nach Ablauf wird gelöscht oder anonymisiert.

Betroffene haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Anfragen landen oft überraschend per E-Mail im Salon. Eine feste Zuständigkeit im Team verhindert Fristversäumnisse. Zuständig ist je nach Standort die Landesdatenschutzbeauftragte des jeweiligen Bundeslandes.

Kasse und Zahlungen anbinden

Termine und Kasse sollten dieselben Daten nutzen. Läuft die Kasse getrennt, werden Leistungen doppelt erfasst. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler.

Shore führt Buchung und Kasse in einer Anwendung. Bei anderen Anbietern hängt die Kassenanbindung am Paket oder an einer Schnittstelle. Wer eine bestehende Kasse behalten will, prüft vorher die Schnittstellenliste.

Kartenzahlung, Anzahlung und Trinkgeld sollten im gleichen System abbildbar sein. Sonst entstehen am Monatsende Abstimmungsfehler. Ein Testlauf mit dem Zahlungsdienstleister klärt Gebühren und Auszahlungsdauer.

Häufige Fragen

Was kostet Terminverwaltungssoftware für einen Salon?

Die Monatsgebühren liegen zwischen 0 und 149 Euro netto, je nach Funktionsumfang und Mitarbeiterzahl. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer sowie Kosten für SMS, Kartenlesegeräte und Zahlungsgebühren.

Braucht mein Salon einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, sobald ein externer Anbieter Kundendaten verarbeitet. Der Softwareanbieter stellt den Vertrag, der Salon muss ihn prüfen und abzeichnen. Die Pflicht folgt aus der Datenschutz-Grundverordnung.

Welche Software passt zu einem kleinen Salon?

Wer keine Monatsgebühr zahlen will, startet mit einem kostenlosen Basispaket und prüft die Zahlungsgebühren. Wer Kasse und Termine in einer Oberfläche will, wählt ein Paket mit integrierter Kasse. Die Entscheidung hängt an der Zahl der Mitarbeitenden.

Wie senke ich die Zahl der Terminausfälle?

Erinnerungen per SMS oder E-Mail, eine Warteliste und klare Anzahlungsregeln greifen zusammen. Wichtig sind gepflegte Kontaktdaten und feste Regeln, die das Team einheitlich anwendet.

Muss ich Kundendaten aus der Terminverwaltung löschen?

Ja, personenbezogene Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert bleiben. Ein kurzes Löschkonzept mit Fristen und Zuständigkeit im Team hält die Anforderungen aus Datenschutz-Grundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz ein.