Terminverwaltung im Kosmetikstudio: Auswahlkriterien

Bei der Terminverwaltung im Kosmetikstudio hängt die Auswahl von Funktionen, Grundgebühren, möglichen Buchungs- und Vermittlungsentgelten sowie der Vertragsbindung ab. Dieser Überblick zeigt, welche Punkte Sie am Bedarf Ihres Studios ausrichten können.

Welche Funktionen muss meine Terminverwaltung abdecken?

Die passende Lösung richtet sich nach den Funktionen, die Ihr Studio tatsächlich nutzt, und nicht allein nach dem niedrigsten Einstiegspreis. Für kleinere Betriebe kommen Fresha oder Timify infrage, sofern deren jeweilige Grundversion den Arbeitsbedarf abdeckt. Der Bedarf sollte sich aus den vorhandenen Abläufen ergeben.

Teamverwaltung, Reporting und mehrere Standorte können in kostenpflichtigen Stufen liegen. Prüfen Sie zuerst, welche dieser Funktionen im Alltag erforderlich sind, und stellen Sie danach Preisstufe, Grundgebühr und Zusatzkosten gegenüber. Eine Checkliste für den Tagesablauf kann helfen, den Bedarf aus den tatsächlichen Abläufen abzuleiten.

Welche Preismodelle sollten Sie bei der Auswahl beachten?

Die sechs Anbieter lassen sich nach den hier genannten Preismodellen einordnen, jedoch nicht alle anhand veröffentlichter Listenpreise. Shore, Timify, Booksy und Fresha veröffentlichen Preislisten; Planity und Treatwell nutzen Marktplatzmodelle mit individuellen Angeboten. Für diese beiden Anbieter fehlen deshalb vergleichbare Listenpreise.

Booksy und Timify beginnen bei 29 Euro netto im Monat. Timify verbindet eine kostenlose Version mit bezahlten Tarifen. Fresha bietet einen Grundzugang ohne Monatsgebühr; Preislisten nennen zusätzlich Stufen zu 49, 79 und 99 Euro netto. Alle genannten Nettopreise verstehen sich zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Shore bietet Pakete mit unterschiedlichen Monatsgebühren und Leistungsumfängen an, Booksy weist mehrere Preisstufen aus. Beide richten sich an Salons mit eigenem Kundenstamm. Ein niedriger Einstiegspreis zeigt allein weder zuverlässig den verfügbaren Funktionsumfang noch die späteren Gesamtkosten; der Tarif sollte daher mit dem Bedarf abgeglichen werden.

Auch die Kundengewinnung gehört in den Vergleich, nicht nur die Monatsgebühr. Für kleinere Betriebe kommen Fresha und Timify infrage, sofern deren Grundversionen ausreichen. Preisstufen zu 49, 79 und 99 Euro netto können Teamverwaltung, Reporting oder mehrere Standorte abbilden; entscheidend bleibt der tatsächlich benötigte Umfang.

Wie hoch ist die monatliche Belastung inklusive Umsatzsteuer?

Vergleichen Sie stets den Bruttopreis und variable Entgelte, denn die genannten Preisangaben sind netto. Für den Bruttobetrag rechnen Sie die 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu; erst damit wird die Monatsbelastung zwischen Tarifen vergleichbar. Mögliche Zusatzposten gehören separat in dieselbe Rechnung für den gewählten Tarif.

Bei 49 Euro netto ergeben sich 58,31 Euro brutto pro Monat und 699,72 Euro im Jahr. Bei 99 Euro netto liegt der Jahresbetrag bei 1.413,72 Euro brutto. Variable Gebühren und Zusatzmodule erhöhen die Belastung; beziehen Sie deshalb auch den erwarteten Buchungsumfang und mögliche Kosten je Buchung in den Vergleich ein.

Passt ein Marktplatz zu meinem Kundenstamm?

Planity und Treatwell verbinden Terminsoftware mit Plattformen, auf denen Endkunden Salons finden und Termine buchen. Statt einer festen Monatsgebühr können Provisionen für vermittelte Buchungen anfallen; beide Anbieter werben mit zusätzlicher Sichtbarkeit über ihre Suche. Damit gehören Softwarezugang und Kundengewinnung zum gleichen Modell.

Für Betriebe, die viele Neukunden gewinnen möchten, kann der Plattformzugang wirtschaftlich günstiger sein. Ein Salon mit vielen Stammkunden zahlt möglicherweise Provisionen auf Buchungen, die er selbst verwaltet hätte. Die konkreten Konditionen richten sich nach Standort, Salongröße und Verhandlungsgeschick.

Fragen Sie, ob Provisionen nur für Neukunden oder ebenso für jede Online-Buchung berechnet werden. Lassen Sie auch klären, ob bei reiner Softwarenutzung ohne Marktplatzzugang Gebühren anfallen. Treatwell kann Provisionen für neue Kunden verlangen; Planity erstellt individuelle Konditionen, die Sie vor einer Entscheidung erfragen sollten.

Welche Kosten stehen nicht in der Grundgebühr?

Neben dem Tarif verändern Laufzeit, Kündigungsbedingungen und Transaktionsentgelte die tatsächliche Summe. Auch SMS-Erinnerungen und Kartenlesegeräte können zusätzliche Kosten verursachen. Stellen Sie feste und variable Posten deshalb über die gesamte Vertragszeit zusammen, statt nur Monatsgebühren zu vergleichen. So werden die Angebote besser gegenüberstellbar.

Transaktionskosten können pro Online-Buchung, vermitteltem Neukunden oder Kartenzahlung anfallen. Fresha verlangt für den Grundzugang keine Monatsgebühr, finanziert sich jedoch über Zahlungsabwicklung und optionale Zusatzfunktionen. Bei Terminausfällen sind Regelungen zu Anzahlungen und Buchungen im Studioalltag ebenfalls relevant.

Erfragen Sie für jede Gebühr den Prozentsatz, die Berechnungsgrundlage und das Auszahlungsintervall. Planity und Treatwell können Provisionen für Marktplatz-Neukunden ansetzen; bei anderen Modellen kommen möglicherweise Entgelte je Buchung oder Kartenzahlung hinzu. Lassen Sie alle Posten schriftlich auflisten, die nicht in der Monatsgebühr enthalten sind.

Wie verändert die Vertragsdauer die Gesamtrechnung?

Die Vertragsdauer reicht von monatlicher Kündbarkeit bis zu 12 oder 24 Monaten. Jährliche Zahlung senkt häufig den Monatspreis, bindet den Betrieb jedoch länger; monatlich kündbare Tarife sind oft teurer als Jahresverträge. Vergleichen Sie daher den Gesamtbetrag über die vereinbarte Laufzeit.

Die Kündigungsfristen stehen in den AGB und im Bestellprozess, sind aber nicht immer auf der Preisseite zu finden. Lassen Sie sich die geltende Frist bei einem monatlich kündbaren Angebot schriftlich bestätigen. Prüfen Sie vor der Unterschrift auch Vertragslaufzeit und Abrechnungsweise, damit der erwartete Zahlbetrag nachvollziehbar bleibt.

Ein Tarif zu 49 Euro netto pro Monat kostet bei einer Vertragsdauer von 24 Monaten insgesamt 1.399,44 Euro brutto. Bei monatlich 99 Euro netto summiert sich der Bruttobetrag über dieselben 24 Monate auf 2.827,44 Euro. Solche Gesamtwerte machen Paketpreise und längere Bindungen vergleichbar.

Was sollte ich vor dem Vertragsabschluss absichern?

Bewerten Sie Funktionen, Laufzeit, variable Entgelte, Umstellungsaufwand, Datenexport, Schnittstellen, Datenschutz und Auftragsverarbeitung gemeinsam. So erkennen Sie, ob ein günstiger Einstiegstarif den Betrieb abdeckt und welche Wechsel- oder Folgekosten hinzukommen können. Maßgeblich ist dabei das tatsächlich gebuchte Modell.

Der offizielle DSGVO-Text zur Auftragsverarbeitung bietet einen Anknüpfungspunkt für die Vertragsprüfung. Fragen Sie außerdem, wie der Export der Kundendaten und mögliche Wechselkosten geregelt sind. Die Kennzahl Umsatz pro Stunde hilft, den benötigten Funktionsumfang mit der Nutzung im eigenen Betrieb abzugleichen.

Was sollte ich zuerst tun?

Beginnen Sie mit einer Bedarfsliste und rechnen Sie für den passenden Tarif alle festen und variablen Gebühren über die Vertragsdauer zusammen. Lassen Sie die Konditionen schriftlich bestätigen und prüfen Sie Datenschutz sowie Auftragsverarbeitung, bevor Sie sich festlegen. So stehen Umfang und Gesamtbelastung vor der Entscheidung nebeneinander.