5 Softwarelösungen für die Terminverwaltung in Berliner Salons und DSGVO-Anforderungen

Das Wichtigste auf einen Blick

DSGVO-Anforderungen an die Terminverwaltung

Wer Termine vergibt, verarbeitet personenbezogene Daten. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Terminhistorie landen im Kalender oder in der Kundenkartei. Verantwortlich ist der Salon, nicht der Softwareanbieter.

Die deutschen Regeln bündelt das Bundesdatenschutzgesetz, etwa bei den Aufsichtsbehörden der Länder und beim Beschäftigtendatenschutz. Es tritt neben die europäischen Vorgaben, ersetzt sie aber nicht.

Gesundheitsdaten sind der kritischste Punkt. Notizen zu Allergien, Hautzustand oder Unverträglichkeiten fallen unter Artikel 9 DSGVO. Gespeichert werden dürfen sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung und für einen klar benannten Zweck.

Der Softwareanbieter ist Auftragsverarbeiter. Ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO gehört auch zu kostenlosen Tarifen dazu. Fehlt er, steht bei einer Kontrolle zuerst der Salon in der Verantwortung.

Diese Pflichten bleiben im Betrieb hängen

Wichtig ist die Trennung zweier Datenarten. Rechnungen unterliegen steuerlichen Aufbewahrungsfristen, Termin- und Behandlungsnotizen nicht. Die Software muss beides getrennt behandeln können, sonst bleiben Gesundheitsnotizen jahrelang im System.

Die DIHK bündelt unter Cybersicherheit kurz und knapp Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz für kleine Betriebe. Als Prüfliste für die Salonsoftware taugt die Seite gut.

Typische Fehler in Berliner Salons

Viele Betriebe nehmen Termine weiter per Messenger oder dienstlichem Privathandy an. Das ist schnell, aber selten sauber geregelt. Es fehlen Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und eine Regel, wer mitlesen darf.

Auch Apps sind ein Risiko. Die Verbraucherzentrale beschreibt unter Apps und Software, welche Berechtigungen und Datenweitergaben typisch sind. Prüfen Sie vor der Installation, welche Daten eine Buchungs-App wirklich braucht.

Ein dritter Fehler: Einwilligungen liegen im Papierordner, während die Software nichts davon weiß. Bei einer Auskunftsanfrage fehlt dann der Nachweis.

Berliner Besonderheiten

Berlin hat eine ungewöhnlich hohe Dichte an Kosmetikstudios und Friseurbetrieben. In Mitte, Kreuzberg und Prenzlauer Berg liegen konkurrierende Salons oft in Sichtweite.

Kundinnen vergleichen Verfügbarkeit, Buchungsweg und Erinnerungen. Wer nur telefonisch erreichbar ist, verliert Anfragen an den Betrieb nebenan.

Dazu kommt die Formalie: Wer ein Gewerbe aufnimmt, muss das nach § 14 GewO anzeigen. Friseurleistungen zählen zum zulassungspflichtigen Handwerk nach Anlage A der Handwerksordnung. Das betrifft die Betriebsform, nicht die Softwareauswahl, sollte aber vor dem Start geklärt sein.

Die fünf Softwarelösungen im Detail

Alle fünf lassen sich DSGVO-konform betreiben, wenn Vertrag, Konfiguration und Löschregeln stimmen. Die Wahl hängt an Betriebsgröße, Kassenanbindung und dem Anteil an Neukunden.

Shore

Shore bündelt Termine, Kundenkartei und Kasse in einer Oberfläche und ist auf kleinere Salons und Studios ausgerichtet. Beim Abschluss sind Serverstandort, Auftragsverarbeitung und Exportfunktion die wichtigsten Prüfpunkte.

Timify

Timify legt den Schwerpunkt auf Online-Buchung und Kalendersynchronisation. Teams, mehrere Standorte und geteilte Ressourcen wie Kabinen oder Stühle lassen sich abbilden. Für Filialen ist das ein Vorteil, für ein Ein-Personen-Studio eher Ballast.

Booksy

Booksy verbindet Verwaltungssoftware mit einem Marktplatz und einer Kundinnen-App. Der Eintrag bringt Sichtbarkeit über den eigenen Stadtteil hinaus. Klären Sie vorab, welche Daten an die Plattform und an Dritte fließen.

Fresha

Fresha arbeitet ebenfalls als Marktplatz und bündelt Buchung, Verwaltung und Marketing in einer Oberfläche. Bei diesem Modell ist die Weitergabe von Kundendaten der zentrale Prüfpunkt.

Treatwell

Treatwell vermittelt Termine über eine Plattform und rechnet Provision je vermitteltem Termin ab. Das lohnt sich bei hohem Neukundenbedarf. Wer überwiegend Stammkundschaft betreut, zahlt für Reichweite, die er nicht nutzt.

Die Tabelle ersetzt keine Einzelprüfung. Sie zeigt, wo Sie im Erstgespräch nachfassen sollten.

Worin sich die fünf unterscheiden

Der größte Unterschied liegt im Geschäftsmodell. Marktplätze liefern Neukundschaft und verlangen Provision. Klassische Salonsoftware kostet monatlich, lässt die Daten aber beim Betrieb.

Der zweite Unterschied ist die Integrationstiefe. Manche Systeme decken nur Termine ab, andere übernehmen Kasse, Lager und Marketing. Je mehr Funktionen, desto höher der Schulungsaufwand.

Der dritte Punkt ist der Support. Wer samstags arbeitet, braucht einen Anbieter, der samstags erreichbar ist. Das lässt sich vor dem Kauf mit einer Testanfrage klären.

Schnittstellen, Steuern und Abläufe

Eine Buchungssoftware nützt nur, wenn sie zum Tagesablauf passt. In Berlin heißt das: Laufkundschaft, wechselnde Teams und oft mehrere Standorte.

In fünf Schritten führen Sie das System ein:

Friseurleistungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent, kosmetische Behandlungen dem Regelsatz von 19 Prozent. Die Software muss beide Fälle trennen, sonst stimmen Rechnungen und Umsatzsteuervoranmeldung nicht.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung. Seit 2025 gilt dafür eine Grenze von 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Automatische Terminvorschläge und Chatbots sind Zusatzfunktionen. Legen Sie vorher fest, welche Daten diese Funktionen verarbeiten und wer die Antworten prüft. Verantwortung lässt sich nicht an eine Software abgeben.

Kosten, Verträge und Förderung

Die Preismodelle unterscheiden sich stärker als die Funktionslisten. Es gibt Abos je Nutzer, Paketpreise je Standort und Provision je vermitteltem Termin. Häufig kommen Modelle gemischt vor.

Der Listenpreis ist selten der Endpreis. Schulungen, Datenübernahme, zusätzliche Standorte und SMS-Erinnerungen kosten extra. Fordern Sie ein Angebot über zwölf Monate an, statt nur den Monatspreis zu vergleichen.

Häufig wird ein kostenloser Einstieg beworben. Prüfen Sie, welche Funktionen darin fehlen und ob die Daten bei einem Wechsel mitgehen.

Checkliste für den Vertrag

Für die Umstellung gibt es Förderprogramme. Die KfW bündelt unter Innovation und Digitalisierung Kredite für Digitalisierungsvorhaben kleiner Betriebe. Ob ein Salon die Bedingungen erfüllt, klärt die Hausbank vor dem Kauf.

Zwei Dinge sollten Sie vorher testen: die Erreichbarkeit des Supports an einem Samstag und den Datenexport. Beides entscheidet später darüber, wie teuer ein Anbieterwechsel wird.

Häufige Fragen

Ist jede Terminbuchungssoftware DSGVO-konform?

Nein. Konformität entsteht erst durch Auftragsverarbeitungsvertrag, Einwilligungen, Löschfristen und Verschlüsselung. Der Anbieter muss diese Punkte technisch ermöglichen, umsetzen muss sie der Salon.

Dürfen Gesundheitsdaten von Kundinnen im System stehen?

Nur mit ausdrücklicher Einwilligung und für einen klaren Zweck. Angaben zu Allergien oder Hautzustand unterliegen Artikel 9 DSGVO. Ohne Einwilligung gehören sie nicht in die Kartei.

Was kostet ein Terminbuchungssystem in Berlin?

Das hängt von Größe, Standorten und Funktionsumfang ab. Abos werden meist monatlich je Nutzer oder Standort abgerechnet, Marktplätze zusätzlich über Provision je Buchung. Rechnen Sie über zwölf Monate.

Lohnt sich Förderung für die Umstellung?

Bei Digitalisierungsvorhaben kann ein Förderkredit passen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Prüfen Sie die Bedingungen der KfW und lassen Sie sich von IHK oder Handwerkskammer beraten, bevor Sie unterschreiben.

Wie lange dauert die Einführung?

Kleine Betriebe starten oft nach wenigen Wochen mit der Online-Buchung. Datenübernahme, Einwilligungen und Teamschulung brauchen länger. Ein stufenweiser Start ist am wenigsten riskant.