Kosmetikstudios
Teil von Salon Betriebsabläufe: Organisation für Kosmetik und Friseur
Wie dokumentiere ich Betriebsabläufe in einem Salon richtig?
Betriebsabläufe im Salon dokumentieren: Hygieneplan, Reinigungsplan, Gerätewartung, Schulungen, Dienstplan, Fristen von 2 bis 10 Jahren plus DSGVO und Software.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Dokumente tragen den BetriebHygieneplan, Reinigungsplan, Gerätewartung, Schulungsnachweise und Dienstplan.
- Aufbewahrungsfristen liegen zwischen 2 und 10 Jahren, je nach Unterlage.
- Shore und Timify verwalten Termine, Lexware bucht Rechnungen und Löhne, Rechnungen enthalten 19 Prozent Umsatzsteuer.
- Jede Datei bekommt eine verantwortliche Person, ein Prüfdatum und einen festen Ablageort.
Schritt 1: Bestandsaufnahme in 30 Minuten
Legen Sie einen Ordner für Papier und einen Ordner in der Cloud an. Notieren Sie alle Tätigkeiten, die regelmäßig anfallen: Reinigung, Desinfektion, Wartung, Schulung, Dienstplanung. Ordnen Sie jeder Tätigkeit eine Person zu, die den Nachweis führt.
Prüfen Sie danach, welche Unterlagen fehlen. Typische Lücken sind unterschriebene Schulungslisten, Wartungsprotokolle für Kosmetikgeräte und ein aktueller Hygieneplan. Diese Lücken schließen Sie zuerst, bevor Sie neue Software einführen.
Ablauf der Bestandsaufnahme:
Bestandsaufnahme in 30 Minuten
- Tätigkeiten und vorhandene Nachweise sammeln, 15 Minuten.
- Fehlende Dokumente farbig markieren.
- Zuständigkeit schriftlich festlegen und im Team aushängen.
Schritt 2: Hygieneplan und Reinigungsplan erstellen
Der Hygieneplan legt fest, welche Flächen, Werkzeuge und Geräte wie oft gereinigt oder desinfiziert werden. Nach § 36 IfSG gelten für Kosmetikstudios und Friseurbetriebe konkrete Hygieneanforderungen, die der Plan abbilden muss. § 36 IfSG zu Hygieneanforderungen
Erstellen Sie den Plan in fünf Schritten:
Hygieneplan und Reinigungsplan erstellen
- Räume, Arbeitsplätze und Geräte auflisten.
- Reinigungsmittel, Dosierung und Einwirkzeit notieren.
- Intervalle festlegennach jedem Kunden, täglich, wöchentlich, monatlich.
- Verantwortliche Person je Aufgabe eintragen.
- Erledigte Arbeiten mit Datum und Kürzel abhaken.
Der Reinigungsplan hängt als Kopie im Waschraum, das Original liegt im Ordner oder in der Cloud. Prüfen Sie jeden Monat, ob Einträge fehlen. Passen Sie Intervalle an, sobald neue Geräte oder neue Leistungen hinzukommen. Notieren Sie auch, wer den Plan bei Abwesenheit führt.
Schritt 3: Gerätewartung und Schulungen terminieren
Gerätewartungen gehören in einen Wartungskalender mit Gerät, Intervall, Ansprechpartner und Nachweis. Prüffristen ergeben sich aus Herstellerangaben, Unfallverhütungsvorschriften und den Regeln der DGUV. DGUV Vorschriften und Regeln Elektrische Betriebsmittel prüft eine befähigte Person. Dokumentationsgeräte wie Sterilisatoren wartet ein Servicepartner jährlich.
Planen Sie Mitarbeiterschulungen einmal pro Jahr: Hygiene, Infektionsschutz, Datenschutz und Gerätekunde. Nach jeder Schulung unterschreiben die Teilnehmenden eine Liste mit Datum, Thema und Dauer. Diese Nachweise legen Sie bei Prüfungen vor und bewahren sie mindestens 2 Jahre auf. Tragen Sie die nächste Wartung direkt nach der Durchführung in den Kalender ein.
Schritt 4: Dienstplan, Übergaben und Datenschutz regeln
Der Dienstplan enthält Schichten, Pausen, Urlaub und Vertretungen. Führen Sie ihn digital, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben. Der Dienstplan wird vier Wochen im Voraus erstellt und am Monatsende abgeglichen. Bei der Übergabe notiert das Team offene Termine, Kundenwünsche und Gerätestörungen in einem Übergabebuch.
Personenbezogene Daten wie Kundennamen, Geburtsdaten oder Hautbefunde unterliegen der DSGVO. Das BDSG ergänzt die europäischen Vorgaben für deutsche Betriebe. BDSG als nationale Datenschutzregelung Speichern Sie nur, was für den Termin nötig ist. Begrenzen Sie Zugriffsrechte und löschen Sie Daten nach Ablauf der Zweckbindung.
Der Tagesablauf wird chronologisch dokumentiert: Öffnung, Gerätecheck, Kundentermine, Kassenabschluss, Schlussreinigung. Jeder Schritt erhält ein Kürzel und eine Uhrzeit.
Schritt 5: Software, Fristen und Umsatzsteuer
Terminsoftware steuert Buchung, Erinnerung und Kassenabschluss. Shore bietet Buchungssystem und Kasse für Salons. Shore Buchungssystem und Kasse Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Software Wartungsprotokolle, Schulungslisten und Rollenrechte abbildet. Timify und vergleichbare Systeme decken Onlinebuchung und Kalender ab. Lexware verarbeitet Buchhaltung und Lohn.
Software, Fristen und Umsatzsteuer
| Unterlage | Aufbewahrung | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Dienstplan | 2 Jahre | Teamleitung |
| Schulungsnachweise | 2 Jahre | Betriebsleitung |
| Wartungsprotokolle | 2 bis 5 Jahre | Gerätebeauftragte |
| Hygieneplan | 2 Jahre nach Ablösung | Betriebsleitung |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | Buchhaltung |
Auf Rechnungen weisen Sie 19 Prozent Umsatzsteuer aus, sofern keine Kleinunternehmerregelung greift. Buchungsbelege bewahren Sie 10 Jahre auf, Lohnunterlagen 6 Jahre. Eine jährliche Prüfung im Januar deckt fehlende Unterschriften und abgelaufene Fristen auf.
Prüfen Sie die Software monatlich auf Updates und sichern Sie die Daten wöchentlich. Bei Prüfungen durch das Gesundheitsamt legen Sie Hygieneplan, Schulungsnachweise und Wartungsprotokolle geschlossen vor.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich den Hygieneplan aufbewahren?
Bewahren Sie die gültige Fassung dauerhaft auf und archivieren Sie ältere Versionen 2 Jahre mit Datum.
Reicht ein Reinigungsplan in Papierform?
Ja, solange Datum, Kürzel und ein fester Ablageort vorhanden sind.
Muss ich jede Schulung schriftlich festhalten?
Ja, mit Thema, Datum, Dauer und Unterschrift der Teilnehmenden.
Welche Software passt zu kleinen Salons?
Shore und Timify decken Termine ab, Lexware Buchhaltung und Lohn.
Wer haftet bei fehlenden Nachweisen?
Der Betrieb. Die Betriebsleitung stellt sicher, dass Nachweise geführt und aufbewahrt werden.
